Como desenvolver habilidades de gerenciamento de tempo

Quanto tempo as pessoas gastam fazendo coisas ao longo da vida? Em média, as pessoas gastam 235 dias em uma fila, 115 dias sorrindo e 136/46 dias se arrumando (mulheres/homens). Atividades triviais que desperdiçam seu tempo também irão somar uma parte substancial de sua vida – a menos que você saiba como usar seu tempo de forma eficaz.

Para aqueles que costumam perder a noção do tempo, este artigo compartilhará dicas sobre como melhorar as habilidades de gerenciamento de tempo. Eles irão ajudá-lo a recuperar o controle do seu dia e potencialmente economizar anos de tempo perdido.

Boas habilidades de gerenciamento de tempo versus habilidades ruins de gerenciamento de tempo

Só porque você tem uma agenda cheia e não perde seus prazos não significa que você está gerenciando seu tempo de forma eficaz. Vamos começar definindo o que significa uso eficaz ou ruim do tempo.

Aqui estão os sinais de que você tem boas habilidades de gerenciamento de tempo:

• Bom gerenciamento de calendário
• Noção de tempo
• Delegação efetiva 
• Realizar tarefa única
• Pouco ou nenhum estresse sobre os compromissos
• Pouca ou nenhuma quantidade de horas extras

E aqui estão os maiores sintomas da má gestão do tempo:

• Corrida constante
• Dificuldade de concentração
• Baixa qualidade do trabalho
• Tarefas inacabadas
• Extensão excessiva e esgotamento
• Ausência de metas ou responsabilidades claras
• Cansaço, sem energia

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Sem discutir a importância das habilidades de gerenciamento de tempo, vamos direto às dicas para aprimorá-las.

1. Priorize suas tarefas

Nem todas as tarefas são criadas igualmente. Uma tarefa pode ter um prazo mais próximo do que a outra. Ou talvez você precise concluir a tarefa A antes de assumir a tarefa B.

Seja qual for o caso, é sempre útil criar uma lista de tarefas que exigem sua atenção imediata. Você pode ter uma breve sessão de planejamento no início de cada dia de trabalho ou semana.

2. Defina prazos para pequenas tarefas

As tarefas demoradas devem ser divididas em tarefas menores e gerenciáveis ​​e criar um cronograma para a conclusão de cada etapa. Isso ajudará você a permanecer no caminho certo e monitorar seu progresso. Ser capaz de marcar itens também lhe dará uma sensação de realização e ajudará você a se manter motivado.

3. Entenda seus padrões de produtividade

Você sabe o quão produtivo você é ao longo do seu dia? Se não, anote quando você faz mais coisas.

Se você é uma pessoa que madruga, planeje suas tarefas mais importantes para a manhã. Se você não atingir seu pico de produtividade até a tarde ou à noite, não se force a ter uma rotina tão cedo.

4. Minimize as distrações

Em vez de tentar ignorar distrações – como colegas barulhentos ou notificações de aplicativos – lide com o problema. Coloque fones de ouvido e ouça música de fundo, desligue as notificações e deixe o celular de lado, etc. Em outras palavras, crie o ambiente perfeito que permite que você se concentre.

5. Evite multitarefa

Muitas pessoas crescem acreditando que a multitarefa é uma ótima maneira de fazer muita coisa de uma só vez. Mas, na realidade, você não pode dividir sua atenção entre várias tarefas sem perder o foco.

Como o cérebro não é tão bom em lidar com várias tarefas quanto você pensa, tente se concentrar em uma coisa de cada vez.

6. Aprenda a dizer “não”

Você pode pensar que aceitar muitas responsabilidades causará uma impressão positiva e demonstrará sua dedicação. Mas se você não definir o limite para o que e quando você dirá “sim”, você realizará o oposto.

Pratique dizer “não” a tarefas e compromissos que você sabe que não cabem em sua agenda.

7. Tire uma folga

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Não é sustentável concluir grandes quantidades de trabalho sem fazer pausas. Por exemplo, se você começar a escolher o trabalho durante as pausas para o almoço, estará se expondo ao esgotamento rápido e ao estresse avassalador.

Não subestime o valor de se afastar do seu trabalho toda vez que verificar algo da sua lista.

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Técnicas úteis de gerenciamento de tempo

Pessoas diferentes precisam de maneiras diferentes de organizar seu tempo. Aqui estão algumas das técnicas atemporais que você pode experimentar:

• Pomodoro: Divida seu trabalho em intervalos curtos, por exemplo, 15-25 minutos. Ligue o cronômetro, concentre-se na tarefa do intervalo e faça uma pausa (cerca de 5 minutos) quando o cronômetro tocar.
• Matriz de Eisenhower: A técnica também é chamada de matriz urgente-importante. Divida suas tarefas em quatro categorias: urgente + importante (fazer), urgente + não importante (delegar), não urgente + importante (decidir), não urgente + não importante (excluir).
• Bloqueio de tempo: Anote cada hora do dia e defina tarefas para cada período.
• Engula o sapo: “Coma um sapo vivo logo de manhã e nada pior vai acontecer com você no resto do dia.” Complete as tarefas mais difíceis primeiro para tirá-las do caminho.

Ao tentar desenvolver habilidades eficazes de gerenciamento de tempo, é importante descobrir um processo que funcione para você.